Wdrożenie Internetu Rzeczy przez redukcję biurokracji

Wdrożenie Internetu Rzeczy przez redukcję biurokracji

Wdrożenie Internetu Rzeczy czyli nowoczesnych technologii kojarzy mi się z dużymi kosztami. To przeświadczenie jest bardzo silne ale czy uzasadnione? Dopiero po głębszej analizie potrafię dostrzec przyczynę ich powstania. Nowe technologie zastępują stare. A stare rozwiązania potrafią być droższe niż nam się mogło kiedykolwiek wydawać.

Gdy zakupuje markowe buty, wiem z doświadczenia, że robię właściwie. Trwałość tych butów jest dwu lub trzy-krotnie większa, a wygoda i prestiż są już tylko wartością dodaną, którą dostaję gratis. Zakup tanich butów zaspokaja bieżącą potrzebę jednak już w pierwszych miesiącach uzmysławia, że problem nadal pozostał. Z perspektywy czasu tanie buty kosztowały znacznie więcej, zabrały więcej czasu, uwagi, myśli, uciskały i nie prezentowały się najlepiej. Gdy to zrozumiałem, nauczyłem się, że drożej zwykle znaczy ekonomiczniej.

Powyższa analogia sprawdza się na wielu różnych płaszczyznach. Przyjrzyjmy się teraz bardzo taniemu procesowi przygotowywania pozwoleń na pracę, które jest od wielu lat standardem bezpieczeństwa na zakładach przemysłowych w kraju jak i na świecie.

Średni koszt poniesiony za 1 godzinę pracy pracownika

Biurokracja wymaga czasu i uwagi pracowników. Trzeba przerwać aktualnie realizowany projekt lub inne obowiązki i skupić się na wypełnieniu formularza. W trakcie rozmowy z firmą zewnętrzną należy zadbać o dobre relacje. Zapytać o postępy w pracach i o pogodę. Dobrze jak nie trzeba się szukać i przerywać ważnych spotkań. Dobrze jak sprawa nie jest bardzo pilna i kilka osób nie czeka na wypełnione pozwolenie żeby zacząć działać. Bywa i tak i tak.

Mówi się: Klient nasz Pan. Klient wymaga, żeby były pozwolenia. Za wszystkie prowadzone prace oraz czas organizacji pozwoleń na prace również płaci klient.

W artykule pt.: „Pozwolenia na pracę na zakładach przemysłowych” przedstawiłem już ile czasu zajmuje organizowanie różnych typów pozwoleń na pracę.

Średnia ilość uwagi poświęconej przy organizacji i zamknięciu pozwolenia (h)

Gdy przeanalizujemy cały proces organizacji pozwolenia od jego otwarcia aż do zamknięcia to możemy obliczyć ile średnio kosztuje wystawienie jednego pozwolenia na pracę.

Średni koszt jednego pozwolenia w zależności od firmy zewnętrznej

Większość prac prowadzonych jest przez lokalne firmy. Nie ponoszą one kosztów delegacji, noclegu i transportu.

Po analizie powyższych informacji, opartych na opracowaniu własnym wynikającym z wieloletniego doświadczenia w pracy na stanowisku koordynatora firm zewnętrznych na zakładach produkcyjnych w branży Automotive, nasuwa się pytanie – Ile wystawia się pozwoleń?

Średni koszt organizacji pozwoleń na pracę w zależności od intensywności prac na całym zakładzie (w skali roku)

Ilość wystawianych pozwoleń jest zmienna. Są okresy bardziej intensywne gdzie jest prowadzonych wiele inwestycji. Są też przerwy i dni wolne, podczas których prowadzi się jedynie bieżące prace przy awariach maszyn. Zależy to w głównej mierze od wielkości zakładu produkcyjnego. Powyższy przykład dotyczy zakładu o powierzchni powyżej 30 tyś.m2

Biurokracja jest jak te tanie buty, które ciągle nas uwierają. Są potrzebne i wymagane. Nie dają nam jednak satysfakcji, wygody i prestiżu.

Internet Rzeczy, który jest dostępny po wdrożeniu istniejących rozwiązań takich jak InnerWeb® zapewnia nam możliwość wprowadzenia postępu w systemie organizacji pozwoleń na pracę. Udostępnia nam bowiem e-pozwolenia na prace. Wdrożona sieć urządzeń iBeacons zapewnia potwierdzenie obecności pracowników w miejscu pracy. Skraca czas potrzebny na wystawienie pozwolenia o ponad 92%. Udostępnia też możliwość geolokalizacji wewnątrz zakładu pracowników w systemie w czasie rzeczywistym.

Koszt wdrożenia sieci urządzeń iBeacons, na której działa instalacja InnerWeb® dla zakładu o powierzchni ok. 30 tyś.m2 wynosi ok. 320 tyś zł (ok. 1000 iBeacons). To mniej niż połowa kosztów, jakie ponoszone są przy utrzymaniu procedur biurokracji. Gdy weźmiemy pod uwagę dłuższą perspektywę – np. 5 czy 10 lat, to inwestycja w nowe technologie daje ogromne oszczędności. Ale nie tylko. To również wygoda i prestiż. Nowe możliwości, które wynikają z posiadania instalacji InnerWeb® o ogromnym potencjale, która cały czas się rozwija.

Z nowymi technologiami wiąże się wiele nowych funkcji i wiedzy dostępnej pod ręką w urządzeniu mobilnym, z każdego miejsca na świecie. Jest to wyższy standard bezpieczeństwa oraz nowa kultura pracy, która różni się od tej, która znana była w okresie gdy jeszcze panowała biurokracja. Przyszłość pozwala nam odkrywać nowe możliwości, ułatwiać pracę i automatyzować dawne procesy. Sam zdecyduj czy wolisz pozostać czy iść z duchem czasu.

Roczny koszt utrzymania papierowych pozwoleń na pracę

REASUMUJĄC:

Jak to możliwe, że koszt stosowania papierowych pozwoleń na pracę wynosi tak dużo? To proste… Biurokracja żywi się naszą uwagą i czasem. W przemyśle jest już na tyle duża, że zauważamy jak pochłania #produktywność inżynierów i instalatorów.

1 pozwolenie zajmuje średnio 26 minut. W tym czasie zabiera się uwagę kilku osób i łącznie zajmuje 1,5 godziny. Dziennie 9 prac prowadzonych przez firmy zewnętrzne wymaga wystawienia nawet 20 różnych pozwoleń. To 7120 pozwoleń i 10680 godzin rocznie.

Trzeba pamiętać, że pozwolenie zabiera czas na proces wystawiania, proces zamykania oraz proces utylizacji pozwoleń. Proces logistyczny dystrybucji formularzy, potrzeba codziennego kserowania, telefonowania do siebie, oczekiwania na spotkanie, poszukiwania osób, oczekiwania na pozwolenie aby rozpocząć pracę.

Stawka inżynierów kosztuje zakład średnio 40 zł a instalatorów z firm zewnętrznych nawet 90 zł. Przyjęto 75 zł do obliczeń ponieważ proces pochłania najwięcej czasu instalatorów.