Live Permits: pozwolenia na pracę w czasie rzeczywistym dzięki lokalizacji – od biurokracji do współpracy BHP i Utrzymania Ruchu
Jak cyfrowe Live Permity zmieniają „polecenia na pracę” w proces, który nadąża za rzeczywistością?
W wielu zakładach przemysłowych pozwolenia na pracę nadal działają jak „ręczny hamulec” dla organizacji: papier, obieg podpisów, rozproszone informacje, brak aktualności i ograniczona widoczność tego, co faktycznie dzieje się na obiekcie. Problem nie dotyczy wyłącznie wygody – dotyczy bezpieczeństwa, odpowiedzialności oraz zdolności do szybkiego reagowania na zmiany warunków pracy.
Tymczasem prace niebezpieczne i krytyczne (np. prace gorące, prace na wysokości, prace w strefach zagrożonych, serwis podczas ruchu instalacji) nie dzieją się w „idealnym planie” — dzieją się w dynamicznej, zmiennej przestrzeni. To właśnie dlatego klasyczne polecenia na pracę często przegrywają z rzeczywistością: nie aktualizują się, nie są spójne z tym, kto i gdzie faktycznie przebywa, i nie tworzą jednej wersji prawdy dla BHP, Utrzymania Ruchu i firm zewnętrznych.
Live Permits to podejście, w którym pozwolenie na pracę nie jest dokumentem „do archiwum”, tylko żywym procesem operacyjnym – aktualizowanym w czasie rzeczywistym, powiązanym z lokalizacją i stanem działań na obiekcie. Tak budujemy system w InnerWeb.
Wyzwanie: bezpieczeństwo vs. tempo vs. złożoność operacji
Zanim przejdziemy do technologii, warto nazwać źródła tarcia, które praktycznie zawsze pojawiają się w procesach pozwoleń na pracę:
• Wielowarstwowa odpowiedzialność: BHP, UR, produkcja, ochrona, ppoż., nadzór – każdy ma swój fragment ryzyka i swoje „niezbędne minimum”.
• Zmienność warunków: pogoda, dostępność mediów, prace równoległe, zmiany w harmonogramie, ruch pojazdów, obecność podwykonawców.
• Brak aktualności danych: papier nie „wie”, że ekipa zmieniła lokalizację, prace się opóźniły, a w strefie pojawiło się nowe zagrożenie.
• Rozproszenie informacji: szkolenia, uprawnienia, oceny ryzyka, instrukcje, blokady/LOTO, zgody – często w różnych systemach lub w ogóle poza systemem.
• Koszt biurokracji: podpisy i obieg dokumentów zabierają czas, który miał być przeznaczony na planowanie, nadzór i realną prewencję.
W efekcie organizacja wybiera między dwiema złymi opcjami: albo proces jest „szczelny”, ale powolny i uciążliwy, albo szybki, ale ryzykowny. Live Permits mają rozwiązać ten konflikt — przez automatyzację, spójność i aktualność, a nie przez „odpuszczenie” bezpieczeństwa.
Gdzie Live Permits dają przewagę operacyjną
Poniżej kluczowe obszary, w których podejście „live” realnie zmienia jakość procesu.
1) Cyfrowe pozwolenie jako wspólny „punkt prawdy”
Pozwolenie na pracę staje się centralnym obiektem procesu, a nie formularzem.
• Jeden rekord procesu: zakres, ryzyka, wymagania, decyzje, załączniki, potwierdzenia.
• Wersjonowanie i historia zmian – kto, kiedy, co zatwierdził lub zmienił.
• Dostęp mobilny dla ekip w terenie oraz dla osób zatwierdzających.
Przykład: zamiast krążącej kartki papieru, wszystkie strony widzą to samo pozwolenie – wraz z aktualnym statusem i warunkami rozpoczęcia/utrzymania prac.
2) Aktualizacja w czasie rzeczywistym – proces, który nadąża za zmianą
Największa różnica między „e-permitem” a Live Permitem to fakt, że pozwolenie nie jest statyczne.
• Dynamiczne statusy: przygotowanie → gotowe do startu → w toku → wstrzymane → zakończone → zamknięte.
• Mechanizmy wstrzymania (stop-work) przy zmianie warunków lub naruszeniu wymagań.
• Komunikacja i notyfikacje do właściwych ról (BHP/UR/nadzór/ochrona/wykonawca).
Przykład: jeśli pojawia się nowe ryzyko w strefie (np. prace równoległe, wyciek, przekroczenie parametrów), pozwolenie może zostać automatycznie przełączone w tryb „wstrzymane” do czasu potwierdzenia działań korygujących.
3) Lokalizacja jako kontekst bezpieczeństwa (geofencing, strefy, zgodność z planem)
Sercem podejścia InnerWeb jest powiązanie pozwoleń na pracę z realnym miejscem pracy.
• Przypisanie pozwolenia do strefy/obszaru/stanowiska (wirtualna mapa zakładu).
• Geofencing: kontrola „czy prace dzieją się tam, gdzie mają się dziać”.
• Widok sytuacyjny: gdzie są aktywne prace, gdzie są ekipy, gdzie są strefy ryzyka.
Przykład wdrożeniowy: w jednym z projektów pilotażowych realizowanych ze środków UE na terenie zakładu MAN Trucks w Niepołomicach proces obejmował monitorowanie pozwoleń na pracę, wymogów szkolenia dla firm zewnętrznych i odwiedzających wraz z zapoznaniem się z obecnymi ryzykami przy wejściu na zakład, równolegle z lokalizacją ciężarówek i kierowców poruszających się po obiekcie – z wykorzystaniem gęstej infrastruktury Przemysłowych Radiolatarni InnerWeb (ponad 200 nadajników BLE na drogach wewnętrznych zakładu). To pokazuje, że pozwolenie na pracę może działać w tym samym „języku danych”, co logistyka i bezpieczeństwo ruchu na zakładzie.
4) Kompetencje i uprawnienia – „kto może” jest weryfikowane automatycznie
Live Permity to nie tylko formularz – to logika zgodności.
• Weryfikacja szkoleń, uprawnień i wymagań stanowiskowych przed dopuszczeniem do prac.
• Checklisty startowe (PPE, narzędzia, zabezpieczenia, strefy, instrukcje).
• Rejestr osób dopuszczonych do pracy w ramach konkretnego pozwolenia.
Przykład: jeśli do prac gorących wymagane jest aktualne szkolenie i konkretne uprawnienie, system może blokować rozpoczęcie prac bez spełnienia warunków.
5) Prace szczególnie niebezpieczne: standardy, LOTO i kontrola warunków
Dla obszarów o podwyższonym ryzyku liczy się powtarzalność i jednoznaczność standardu.
• Szablony pozwoleń (np. prace gorące, na wysokości, w przestrzeniach zamkniętych).
• Integracja procedur: ocena ryzyka, instrukcje, wymagania ppoż., blokady/LOTO, pomiary.
• Wymuszenie potwierdzeń krytycznych kroków (np. izolacja energii, zabezpieczenie strefy, gotowość ppoż.).
Przykład: uruchomienie pozwolenia na pracę w przestrzeni zamkniętej może wymagać potwierdzenia pomiarów atmosfery oraz planu ratowniczego – bez tego status „w toku” nie jest możliwy.
6) Współpraca z ochroną i bramą – dopuszczenie i weryfikacja na wejściu
W praktyce wiele problemów zaczyna się już przy wejściu na obiekt: niekompletne dokumenty, brak potwierdzeń, niejasny zakres.
• Szybka weryfikacja: kto wchodzi, po co, do jakiej strefy, na jakich warunkach.
• Powiązanie wejścia z aktywnym pozwoleniem i listą dopuszczonych osób.
• Rozwiązywanie problemów „na miejscu”, zamiast odsyłania ekipy i generowania przestojów.
Przykład: ochrona widzi, czy dana osoba ma aktywne dopuszczenie do konkretnej pracy i strefy, zamiast opierać się na papierze lub deklaracji.
Dodatkowe funkcjonalności, które domykają obraz „systemu operacyjnego” zakładu
Live Permity działają najskuteczniej, gdy są częścią szerszego ekosystemu: bezpieczeństwa, utrzymania ruchu i logistyki.
• Mapa prac i ryzyk – widok „co gdzie jest robione” i jakie prace są równoległe.
• Alerty i eskalacje – m.in. przekroczenia czasu pracy, wejście do strefy bez uprawnień, konflikt prac.
• Raporty i audyt – kompletna ścieżka dowodowa dla kontroli, audytów i analiz zdarzeń.
• Analityka operacyjna – wąskie gardła w zatwierdzaniu, typowe przyczyny wstrzymań, obciążenie nadzoru.
• Tryb mobilny i praca w terenie – zorientowany na wykonawcę i brygadzistę, nie tylko na biuro.
• Lokalizacja zasobów – osoby, pojazdy, wybrane narzędzia i urządzenia (tam, gdzie ma to sens procesowy).
Kluczowe czynniki sukcesu wdrożenia Live Permitów
a) Spójność danych i integracje
Im mniej ręcznego przepisywania, tym większa aktualność i mniejsze ryzyko błędu. W praktyce liczą się integracje z HR/szkoleniami, rejestrem wykonawców, utrzymaniem ruchu, a tam gdzie to zasadne – z obszarami ochrony i kontroli dostępu.
b) Projekt procesu, a nie „digitalizacja papieru”
Najczęstszy błąd to przeniesienie papieru 1:1 do aplikacji. Live Permity wymagają zaprojektowania ról, decyzji, punktów kontrolnych i warunków wstrzymania/odblokowania.
c) Wspólna definicja ryzyka (BHP + UR)
Największą wartość daje moment, w którym UR i BHP przestają „konkurować” procesem, a zaczynają wspólnie go prowadzić – z jasnym podziałem odpowiedzialności i wspólną sytuacyjną świadomością.
d) Bezpieczeństwo informacji i zgodność
Dane o pracach, osobach i lokalizacji muszą być chronione. Równolegle należy zaplanować polityki dostępu, retencję, role i odpowiedzialności.
Ryzyka i kwestie do rozważenia
• Prywatność i RODO: lokalizacja i dostęp do danych muszą być celowe, proporcjonalne i dobrze opisane procesowo.
• Zaufanie operacyjne: system musi działać stabilnie, a reguły wstrzymania nie mogą generować fałszywych alarmów.
• Jakość lokalizacji: warto jasno zdefiniować, do jakich przypadków lokalizacja jest „krytyczna”, a gdzie jest „wspierająca”.
• Zarządzanie zmianą: bez szkolenia ról i praktyk terenowych nawet najlepszy system stanie się kolejnym narzędziem „obok”.
Co dalej: od pozwoleń „live” do prewencji predykcyjnej
Kolejny krok to wykorzystanie danych z procesu (statusy, wstrzymania, konflikty, zdarzenia, lokalizacje, harmonogramy) do przewidywania ryzyk i eliminowania ich wcześniej:
• identyfikacja typowych scenariuszy, w których prace są wstrzymywane,
• rekomendacje warunków startu na podstawie historii i kontekstu,
• automatyczne wykrywanie konfliktów prac równoległych,
• „cyfrowa sytuacyjna świadomość” dla nadzoru i służb bezpieczeństwa.
Live Permity to fundament: jeśli organizacja ma jedną wersję prawdy o pracach w terenie, może realnie przejść z reakcji do prewencji.
Wnioski
Live Permity to praktyczna odpowiedź na problem, który w wielu zakładach jest dziś codziennością: bezpieczeństwo potrzebuje szczelności, a operacje potrzebują tempa. Cyfrowe polecenia na pracę z aktualizacją w czasie rzeczywistym — powiązane z lokalizacją i zgodnością wymagań — pozwalają pogodzić te cele bez kompromisu na bezpieczeństwie.
W InnerWeb budujemy rozwiązania dla środowisk przemysłowych, w których liczy się nie tylko „zgodność na papierze”, ale realna kontrola warunków pracy, przejrzystość dla interesariuszy oraz możliwość szybkiego reagowania. Nasze wdrożenia i pilotaże pokazują, że ten model działa wtedy, gdy obejmuje cały ekosystem: BHP, UR, wykonawców, ochronę oraz logistykę na obiekcie.
O firmie: InnerWeb
InnerWeb dostarcza technologie dla środowisk przemysłowych, koncentrując się na bezpieczeństwie, utrzymaniu ruchu i efektywności organizacyjnej. Łączymy oprogramowanie i infrastrukturę (m.in. BLE) do budowania rozwiązań lokalizacyjnych oraz procesowych – takich jak Live Permits (mobilne pozwolenia na pracę) czy systemy wspierające kontrolę ryzyk w czasie rzeczywistym.
Realizujemy projekty w formule wdrożeń i pilotaży, w tym przedsięwzięcia współfinansowane, gdzie obok digitalizacji procesu kluczowa jest weryfikacja wartości operacyjnej w realnych warunkach zakładu.
Kontakt / demo: biuro@innerweb.pl